1. Réception des demandes de partenariat
ARA reçoit les demandes de partenariat via le site web www.asociatia.md, par téléphone, par e-mail direct, sur les réseaux sociaux et par recommandations. Toutes ces demandes sont reçues par le Président d’ARA.
2. Envoi des formulaires d’offre d’emploi
Le Président d’ARA envoie les formulaires d’offre d’emploi dans la langue demandée par l’employeur potentiel.
3. Examen des formulaires complétés
Le Président d’ARA reçoit et examine les formulaires complétés.
4. Réponse à l’employeur
Le Président d’ARA envoie un e-mail en réponse aux formulaires complétés et reçus.
5. Vidéoconférence avec les employeurs potentiels
Après avoir examiné et approuvé le nouveau formulaire d’offre d’emploi, le Président d’ARA organise une vidéoconférence avec les employeurs potentiels.
6. Proposition financière
Après la vidéoconférence ou d’autres réunions, le Président d’ARA présente la proposition financière au partenaire employeur potentiel.
7. Négociation et approbation
Après avoir reçu des commentaires sur la proposition financière, le processus de négociation et d’approbation des termes financiers finaux a lieu.
Notification de rejet : Si le Président d’ARA estime que l’offre n’est pas appropriée, il informera le partenaire potentiel par écrit de l’impossibilité de coopération et l’invitera à revenir avec une nouvelle proposition à l’avenir.
8. Consultation interne
Une réunion de consultation est organisée avec le Responsable du Service de Recrutement (MDA) et le Directeur des Ventes (DV) pour discuter de la nouvelle offre d’emploi et du nouveau partenaire potentiel.
9. Préparation des documents
Si l’offre d’emploi et le nouveau partenaire sont approuvés après la réunion, le Président d’ARA envoie les termes financiers négociés et finalisés au Service Juridique (MDJ) pour la préparation de l’accord de coopération.
En même temps, MDA entre l’offre d’emploi dans le système électronique et prépare la documentation écrite et visuelle nécessaire.
10. Réunion finale
Après la signature de l’accord de coopération et la réception de sa forme scannée par e-mail, le Président d’ARA (PA) organisera une réunion finale en présence des personnes suivantes:
MDA – Responsable du Service de Recrutement
Responsable de la gestion du processus de recrutement et de la sélection des candidats pour les nouvelles offres d’emploi. Veille à ce que toutes les informations nécessaires soient saisies dans le programme électronique et prépare la documentation écrite et visuelle nécessaire pour promouvoir le poste.
DV – Service des Ventes
Responsable de la gestion des relations avec les partenaires et de la négociation des conditions financières. Assiste à la réunion finale pour s’assurer de l’alignement entre l’accord de collaboration et la stratégie de vente d’ARA.
MDC – Responsable du Service du Centre d’Appels
Responsable de la gestion de la communication avec les candidats et les employés. Veille à ce que les informations sur le nouveau poste soient correctement communiquées et répond aux questions des candidats potentiels.
DM – Directeur Marketing
Responsable de la publicité et de la marque d’ARA. Veille à ce que les matériaux marketing, tels que les vidéos et les photos liées au logement et à l’emploi, soient préparés et efficaces pour attirer les candidats.
Le but de cette réunion finale est de revoir et d’aligner les efforts et les plans des départements impliqués pour garantir que tous les facteurs clés sont coordonnés et que tous les détails nécessaires sont couverts dans le travail avec le nouveau partenaire. Des stratégies promotionnelles supplémentaires ou d’autres questions importantes peuvent également être discutées pour assurer une intégration réussie du nouveau partenaire et attirer les candidats appropriés pour la nouvelle opportunité d’emploi.
Après cette réunion finale, l’équipe d’ARA continuera à mettre en œuvre le plan de promotion et de recrutement, à communiquer l’offre d’emploi aux candidats potentiels et à s’assurer que le processus de recrutement et de sélection se déroule de manière efficace et professionnelle.
Tâches des départements
À la suite de la réunion respective,
le Président d’ARA attribuera les tâches suivantes à chaque département:
Service de Recrutement
- Préparation et mise à disposition de l’offre d’emploi complète avec toutes les informations nécessaires aux autres membres du groupe de travail et aux Services des Ventes, du Centre d’Appels et du Marketing.
- Contact et obtention d’informations supplémentaires auprès du représentant du partenaire étranger concernant la nouvelle offre d’emploi.
- Préparation d’une présentation pour la réunion générale de l’ensemble de l’Association ARA, qui sera envoyée à l’avance à tous les responsables et à la direction, en fixant la date de la présentation à l’avance.
Service des Ventes
- Réception de l’offre d’emploi du Service de Recrutement et demande de toutes les informations supplémentaires nécessaires, y compris les matériaux vidéo et audio liés à l’offre d’emploi.
- Organisation d’une réunion avec tous les superviseurs pour expliquer en détail l’offre d’emploi et tous les détails auxquels ils doivent prêter attention lors de la transmission d’informations aux recruteurs.
- Organisation du tournage et réalisation d’un film promotionnel avec le Service Marketing, pour promouvoir l’offre d’emploi de manière simple et attrayante pour les candidats de la République de Moldavie.
Service du Centre d’Appels
- Demande et réception de l’offre d’emploi complète, y compris les matériaux vidéo et audio.
- Élaboration de scripts et coordination avec le Directeur des Ventes.
- Formation du personnel concernant l’offre d’emploi et ses spécificités.
- Présentation de tous les détails et nuances au personnel subalterne, afin que les opérateurs soient bien formés pour promouvoir l’offre d’emploi.
Service Marketing
- Demande et réception de l’offre d’emploi complète, y compris toutes les vidéos et les matériaux audio du Service de Recrutement.
- Développement de la campagne de promotion et de tous les matériaux nécessaires, en tenant compte des spécificités de l’offre d’emploi et du public cible.
- Préparation d’un plan de promotion selon les exigences du Service des Ventes, en ce qui concerne le nombre de candidats requis et leur calendrier de livraison.
- Assurer une compréhension parfaite de l’essence de l’offre d’emploi et du public cible, afin de développer des matériaux de qualité et d’allouer efficacement les ressources.
Une fois toutes les tâches susmentionnées terminées, le Groupe de Travail se réunira à nouveau pour recevoir les rapports et les présentations de chaque département concernant les tâches qui leur ont été assignées et leur mise en œuvre. Le résultat de la réunion finale sera l’approbation de tous les aspects et matériaux énumérés ci-dessus. Une fois que le Groupe de Travail aura approuvé à l’unanimité la mise en œuvre des tâches, le Président de l’Association donnera le feu vert au processus de recrutement, de publicité et de réponse aux appels du Centre d’Appels, ainsi qu’aux autres activités mentionnées.
Le Service d’Audit sera également responsable de vérifier l’exactitude et la conformité aux dispositions de ce Règlement. Le Service effectuera des vérifications et des contrôles périodiques pour garantir la qualité de la mise en œuvre et la conformité aux dispositions de ce Règlement.
L’objectif de ces mesures de contrôle et d’audit est de s’assurer que toutes les activités menées dans le cadre du processus de recrutement et de promotion de l’offre d’emploi sont conformes aux normes et réglementations établies, contribuant ainsi à l’efficacité et au succès de l’ensemble du processus.