1. Ricezione delle richieste di partnership
ARA riceve le richieste di partnership attraverso il sito web www.asociatia.md, il telefono, l’e-mail diretta, i social network e le raccomandazioni. Tutte queste richieste sono ricevute dal Presidente di ARA.
2. Invio dei moduli di offerta di lavoro
Il Presidente di ARA invia i moduli di offerta di lavoro nella lingua richiesta dal potenziale datore di lavoro.
3. Revisione dei moduli compilati
Il Presidente di ARA riceve e revisiona i moduli compilati.
4. Risposta al datore di lavoro
Il Presidente di ARA scrive una e-mail in risposta ai moduli compilati e ricevuti.
5. Videoconferenza con i potenziali datori di lavoro
Dopo aver revisionato e approvato il nuovo modulo di offerta di lavoro, il Presidente di ARA organizza una videoconferenza con i potenziali datori di lavoro.
6. La proposta finanziaria
Dopo la videoconferenza o altri incontri, il Presidente di ARA presenta la proposta finanziaria al potenziale datore di lavoro partner.
7. Negoziazione e approvazione
Dopo aver ricevuto un feedback sulla proposta finanziaria, si svolge il processo di negoziazione e approvazione delle condizioni finanziarie finali.
Notifica di rifiuto: Se il Presidente di ARA ritiene che l’offerta non sia appropriata, informerà il potenziale partner per iscritto dell’impossibilità di collaborazione e lo inviterà a presentare una nuova proposta in futuro.
8. Consultazione interna
Si organizza una riunione di consultazione con il Responsabile del Dipartimento Assunzioni (MDA) e il Direttore Vendite (DV) per discutere della nuova offerta di lavoro e del potenziale nuovo partner.
9. Preparazione dei documenti
Se l’offerta di lavoro e il nuovo partner vengono approvati dopo la riunione, il Presidente di ARA invia i termini finanziari negoziati e finalizzati al Dipartimento Legale (MDJ) per la preparazione del contratto di cooperazione.
Allo stesso tempo, MDA inserisce l’offerta di lavoro nel sistema elettronico e prepara la documentazione scritta e visiva necessaria.
10. Riunione finale
Dopo la firma del contratto di cooperazione e il ricevimento della sua forma scansita via e-mail, il Presidente di ARA (PA) organizzerà una riunione finale in presenza delle seguenti persone:
MDA – Responsabile del Dipartimento Assunzioni
Responsabile della gestione del processo di reclutamento e della selezione dei candidati per le nuove offerte di lavoro. Assicura che tutte le informazioni necessarie siano inserite nel programma elettronico e prepara la documentazione scritta e visiva necessaria per promuovere la posizione.
DV – Dipartimento Vendite
Responsabile della gestione delle relazioni con i partner e della negoziazione delle condizioni finanziarie. Partecipa alla riunione finale per garantire l’allineamento tra il contratto di collaborazione e la strategia di vendita di ARA.
MDC – Responsabile del Dipartimento Call Cente
Responsabile della gestione della comunicazione con i candidati e i dipendenti. Assicura che le informazioni sulla nuova posizione siano comunicate correttamente e risponde alle domande dei candidati potenziali.
DM – Direttore Marketing
Responsabile della pubblicità e del marchio di ARA. Assicura che i materiali di marketing, come video e foto relative a case e lavori, siano preparati ed efficaci nell’attrarre i candidati.
Lo scopo di questa riunione finale è quello di rivedere e allineare gli sforzi e i piani dei dipartimenti coinvolti per garantire che tutti i fattori chiave siano coordinati e che tutti i dettagli necessari siano coperti nella collaborazione con il nuovo partner. Possono essere discussi anche ulteriori strategie promozionali o altre questioni importanti per garantire un’integrazione di successo del nuovo partner e attirare i candidati giusti per la nuova opportunità di lavoro.
Dopo questa riunione finale, il team di ARA continuerà a implementare il piano di promozione e reclutamento, a comunicare l’offerta di lavoro ai candidati potenziali e a garantire che il processo di reclutamento e selezione sia condotto in modo efficiente e professionale.
Compiti dei dipartimenti
Dopo la rispettiva riunione, il Presidente di ARA assegnerà i seguenti compiti a ciascun dipartimento:
Dipartimento Assunzioni
- Preparazione e messa a disposizione dell’offerta di lavoro completa con tutte le informazioni necessarie agli altri membri del gruppo di lavoro e ai Dipartimenti Vendite, Call Center e Marketing.
- Contattare e ottenere informazioni aggiuntive dal rappresentante del partner straniero in merito alla nuova offerta di lavoro.
- Preparazione di una presentazione per l’assemblea generale di tutta l’Associazione ARA, che verrà inviata in anticipo a tutti i manager responsabili e alla direzione, fissando la data della presentazione in anticipo.
Dipartimento Vendite
- Ricezione dell’offerta di lavoro dal Dipartimento Assunzioni e richiesta di tutte le informazioni aggiuntive necessarie, compresi materiali video e audio relativi all’offerta di lavoro.
- Organizzazione di una riunione con tutti i manager supervisori per spiegare dettagliatamente l’offerta di lavoro e tutte le sfumature su cui devono prestare attenzione nella comunicazione alle agenzie di reclutamento.
- Organizzazione delle riprese e realizzazione di un film promozionale insieme al Dipartimento Marketing, per pubblicizzare l’offerta di lavoro in modo semplice ed attraente per i candidati della Repubblica di Moldavia.
Dipartimento Call Center
- Richiesta e ricezione dell’offerta di lavoro completa, compresi materiali video e audio.
- Elaborazione di script e coordinamento con il Direttore Vendite.
- Formazione del personale in merito all’offerta di lavoro e alle sue specificità.
- Presentazione di tutti i dettagli e le sfumature al personale subordinato, in modo che gli operatori siano ben formati per promuovere l’offerta di lavoro.
Dipartimento Marketing
- Richiesta e ricezione dell’offerta di lavoro completa, compresi tutti i materiali video e audio dal Dipartimento Assunzioni.
- Sviluppo della campagna promozionale e di tutti i materiali necessari, tenendo conto delle specificità dell’offerta di lavoro e del pubblico di riferimento.
- Preparazione di un piano di promozione in base alle esigenze del Dipartimento Vendite, in termini di numero di candidati richiesti e loro programma di consegna.
- Assicurare una comprensione perfetta dell’essenza dell’offerta di lavoro e del pubblico di riferimento, in modo che possano sviluppare materiali di qualità ed allocare efficientemente le risorse.
Al termine di tutte le attività sopra indicate, il Gruppo di Lavoro si riunirà nuovamente per ricevere relazioni e presentazioni da ciascun dipartimento in merito ai compiti loro assegnati e alla loro esecuzione. Il risultato della riunione finale sarà l’approvazione di tutti gli aspetti e i materiali elencati sopra. Una volta che il Gruppo di Lavoro avrà unanimemente approvato l’attuazione dei compiti, il Presidente dell’Associazione darà il via libera al processo di reclutamento, pubblicità e risposta alle chiamate del Call Center, nonché alle altre attività menzionate.
Anche il Dipartimento di Audit sarà responsabile di verificare l’accuratezza e la conformità alle disposizioni del presente Regolamento. Il Dipartimento effettuerà controlli e verifiche periodiche per garantire la qualità dell’attuazione e la conformità alle disposizioni del presente Regolamento.
Lo scopo di queste misure di controllo e audit è garantire che tutte le attività svolte nel processo di reclutamento e promozione dell’offerta di lavoro siano conformi agli standard e alle normative stabilite, contribuendo così all’efficienza e al successo dell’intero processo.