1. Mottagande av partnerskapsförfrågningar
ARA tar emot partnerskapsförfrågningar via webbplatsen www.asociatia.md, telefon, direkt e-post, sociala nätverk och rekommendationer. Alla dessa förfrågningar tas emot av ARAs president.
2. Skicka jobberbjudandena
ARAs president skickar jobberbjudandena på det språk som efterfrågas av den potentiella arbetsgivaren.
3. Granskning av ifyllda formulär
ARAs president tar emot och granskar de ifyllda formulären.
4. Svar till arbetsgivaren
ARAs president skriver ett e-postmeddelande som svar på de ifyllda och mottagna formulären.
5. Videokonferens med potentiella arbetsgivare
Efter att ha granskat och godkänt det nya jobberbjudandet organiserar ARAs president en videokonferens med potentiella arbetsgivare.
6. Det ekonomiska förslaget
Efter videokonferensen eller andra möten presenterar ARAs president det ekonomiska förslaget för den potentiella arbetsgivarpartnern.
7. Förhandling och godkännande
Efter att ha fått feedback på det ekonomiska förslaget äger förhandlings- och godkännandeprocessen rum för de slutliga ekonomiska villkoren.
Avisering om avslag: Om ARAs president anser att erbjudandet inte är lämpligt, meddelar han den potentiella partnern skriftligen om att samarbetet inte är möjligt och uppmanar till att komma tillbaka med ett nytt förslag i framtiden.
8. Intern konsultation
Ett konsultationsmöte organiseras med avdelningschefen för rekrytering (MDA) och försäljningsdirektören (DV) för att diskutera det nya jobberbjudandet och den potentiella nya partnern.
9. Förberedelse av dokument
Om jobberbjudandet och den nya partnern godkänns efter mötet skickar ARAs president de förhandlade och slutliga ekonomiska villkoren till juridikavdelningen (MDJ) för att förbereda samarbetsavtalet.
Samtidigt matar MDA in jobberbjudandet i det elektroniska systemet och förbereder nödvändiga skriftliga och visuella material.
10. Avslutande möte
Efter att ha undertecknat samarbetsavtalet och mottagit dess skannade form via e-post organiserar ARAs president (PA) ett avslutande möte i närvaro av följande personer:
MDA – Chef för rekryteringsavdelningen
Ansvarig för att hantera rekryteringsprocessen och välja kandidater för nya jobböppningar. Säkerställer att all nödvändig information matas in i det elektroniska programmet och förbereder skriftliga och visuella material som är nödvändiga för att marknadsföra tjänsten.
DV – Försäljningsavdelningen
Ansvarig för att hantera partnerskap och förhandla om ekonomiska villkor. Deltar i det avslutande mötet för att säkerställa överensstämmelse mellan samarbetsavtalet och ARAs försäljningsstrategi.
MDC – Chef för callcenteravdelningen
Ansvarig för att hantera kommunikationen med kandidater och anställda. Säkerställer att information om den nya positionen kommuniceras korrekt och besvarar frågor från potentiella kandidater.
DM – Marknadsföringsdirektören
Ansvarig för ARAs reklam och varumärke. Säkerställer att marknadsföringsmaterial som videor och foton relaterade till boende och jobb är förberedda och effektiva för att attrahera kandidater.
Syftet med detta avslutande möte är att granska och samordna ansträngningarna och planerna för de involverade avdelningarna för att säkerställa att alla nyckelfaktorer samordnas och att alla nödvändiga detaljer tas om hand vid arbete med den nya partnern. Ytterligare marknadsföringsstrategier eller andra viktiga frågor kan också diskuteras för att säkerställa en framgångsrik införing av den nya partnern och att locka rätt kandidater till den nya jobbmöjligheten.
Efter detta avslutande möte kommer ARAs team att fortsätta att genomföra marknadsförings- och rekryteringsplanen, kommunicera jobberbjudandet till potentiella kandidater och säkerställa att rekryterings- och urvalsprocessen utförs effektivt och professionellt.
Avdelningarnas uppgifter
Efter det respektive mötet kommer ARAs president att tilldela följande uppgifter till varje enskild avdelning:
Rekryteringsavdelningen
- Förberedande och tillgängliggörande av det kompletta jobberbjudandet med all nödvändig information för de andra medlemmarna i arbetsgruppen och för avdelningarna för försäljning, callcenter och marknadsföring.
- Kontakt och erhållande av ytterligare information från representanten för den utländska partnern relaterat till det nya jobberbjudandet.
- Förberedelse av en presentation för hela ARAs föreningens generalförsamling, som kommer att skickas i förväg till alla ansvariga chefer och ledning, med fastställande av datum för presentationen i förväg.
Försäljningsavdelningen
- Mottagande av jobberbjudandet från rekryteringsavdelningen och begäran om all nödvändig ytterligare information, inklusive video- och ljudmaterial relaterat till jobberbjudandet.
- Organisering av ett möte med alla handledande chefer för att noggrant förklara jobberbjudandet och alla nyanser de behöver vara uppmärksamma på när de förmedlar information till rekryterare.
- Organisering av inspelning och skapande av en reklamfilm tillsammans med marknadsföringsavdelningen, för att marknadsföra jobberbjudandet på ett enkelt och attraktivt sätt för kandidater från Republiken Moldavien.
Callcenteravdelningen
- Begäran om och erhållande av det kompletta jobberbjudandet, inklusive video- och ljudmaterial.
- Utarbetande av skript och deras samordning med försäljningsdirektören.
- Genomförande av personalutbildning avseende jobberbjudandet och dess specifika egenskaper.
- Presentation av alla detaljer och nyanser för underordnad personal, så att operatörerna är väl utbildade i att marknadsföra jobberbjudandet.
Marknadsföringsavdelningen
- Begäran och erhållande av det kompletta jobberbjudandet, inklusive allt video- och ljudmaterial, från rekryteringsavdelningen.
- Utveckling av marknadsföringskampanjen och all nödvändig material, med hänsyn till jobberbjudandets särdrag och målgruppen.
- Förberedelse av en marknadsföringsplan enligt försäljningsavdelningens krav, när det gäller antalet begärda kandidater och deras leveransschema.
- Säkerställande av en perfekt förståelse av jobberbjudandets kärna och målgruppen, så att de kan utveckla kvalitetsmaterial och effektivt fördela resurser.
Efter avslutande av de ovanstående åtgärderna kommer arbetsgruppen att träffas igen för att ta emot rapporter och presentationer från varje avdelning om de tilldelade uppgifterna och deras genomförande. Resultatet av det avslutande mötet kommer att vara godkännande av alla aspekter och material som listas ovan. När arbetsgruppen enhälligt har godkänt genomförandet av uppgifterna kommer föreningens president att ge grönt ljus för rekryterings-, reklam- och callcenterprocessen, samt andra nämnda åtgärder.
Revisionsavdelningen kommer också att vara ansvarig för att verifiera noggrannheten och överensstämmelsen med bestämmelserna i detta regelverk. Avdelningen kommer att utföra periodiska kontroller och kontroller för att säkerställa kvaliteten på genomförandet och överensstämmelsen med bestämmelserna i detta regelverk.
Syftet med dessa kontroll- och revisionsåtgärder är att säkerställa att alla aktiviteter som utförs i rekryterings- och marknadsföringsprocessen överensstämmer med de fastställda standarderna och reglerna, och därigenom bidrar till effektiviteten och framgången för hela processen.