1. Primirea cererilor de parteneriat
ARA primește cereri de parteneriat prin intermediul site-ului www.asociatia.md, telefon, e-mail direct, rețele de socializare și recomandări. Toate aceste cereri sunt primite de Președintele ARA.
2. Trimiterea formularelor de ofertă de muncă
Președintele ARA trimite formularele de ofertă de muncă în limba solicitată de potențialul angajator.
3. Revizuirea formularelor completate
Președintele ARA primește și revizuiește formularele completate.
4. Răspuns către angajator
Președintele ARA scrie un e-mail ca răspuns la formularele completate și primite.
5. Conferință video cu potențiali angajatori
După revizuirea și aprobarea noului formular de ofertă de muncă, Președintele ARA organizează o conferință video cu potențiali angajatori.
6. Propunerea financiară
După conferința video sau alte întâlniri, Președintele ARA prezintă propunerea financiară potențialului partener angajator.
7. Negociere și aprobare
După primirea feedback-ului privind propunerea financiară, are loc procesul de negociere și aprobare a termenilor financiari finali.
Notificare de respingere: Dacă Președintele ARA consideră că oferta nu este adecvată, va informa potențialul partener în scris cu privire la imposibilitatea colaborării și îl va invita să revină cu o nouă propunere în viitor.
8. Consultare internă
Se organizează o întâlnire de consultare cu Managerul Departamentului de Angajări (MDA) și Directorul de Vânzări (DV) pentru a discuta despre noua ofertă de muncă și potențialul partener nou.
9. Pregătirea documentelor
Dacă oferta de muncă și noul partener sunt aprobați după întâlnire, Președintele ARA trimite termenii financiari negociați și finalizați către Departamentul Juridic (MDJ) pentru pregătirea contractului de cooperare.
În același timp, MDA introduce oferta de muncă în sistemul electronic și pregătește materialele scrise și vizuale necesare.
10. Întâlnirea finală
După semnarea contractului de cooperare și primirea formei scanate prin e-mail, Președintele ARA (PA) va organiza o întâlnire finală în prezența următoarelor persoane:
MDA – Managerul Departamentului de Angajări
Responsabil pentru gestionarea procesului de recrutare și selecție a candidaților pentru noi posturi vacante. Se asigură că toate informațiile necesare sunt introduse în programul electronic și pregătește materialele scrise și vizuale necesare pentru promovarea poziției.
DV – Departamentul de Vânzări
Responsabil pentru gestionarea relațiilor cu partenerii și negocierea termenilor financiari. Participă la întâlnirea finală pentru a asigura alinierea între contractul de colaborare și strategia de vânzare a ARA.
MDC – Managerul Departamentului de Call Center
Responsabil pentru gestionarea comunicării cu candidații și angajații. Asigură că informațiile despre noua poziție sunt comunicate corect și răspunde la întrebările potențialilor candidați.
DM – Directorul de Marketing
Responsabil pentru publicitatea și brandingul ARA. Asigură că materialele de marketing, cum ar fi videoclipurile și fotografiile legate de locuințe și locuri de muncă, sunt pregătite și eficiente în atragerea candidaților.
Scopul acestei întâlniri finale este de a revizui și alinia eforturile și planurile departamentelor implicate pentru a se asigura că toți factorii cheie sunt coordonați și că toate detaliile necesare sunt acoperite în colaborarea cu noul partener. De asemenea, pot fi discutate strategii promoționale suplimentare sau alte aspecte importante pentru a asigura o integrare de succes a noului partener și pentru a atrage candidații potriviți pentru noua oportunitate de muncă.
După această întâlnire finală, echipa ARA va continua să implementeze planul de promovare și recrutare, să comunice oferta de muncă candidaților potențiali și să se asigure că procesul de recrutare și selecție se desfășoară eficient și profesional.
Sarcinile departamentelor
După întâlnirea respectivă, Președintele ARA va atribui următoarele sarcini fiecărui departament individual:
Departamentul de Angajări
- Pregătirea și punerea la dispoziție a ofertei complete de muncă cu toate informațiile necesare celorlalți membri ai grupului de lucru și Departamentelor de Vânzări, Call Center și Marketing.
- Contactarea și obținerea de informații suplimentare de la reprezentantul partenerului străin cu privire la oferta de muncă nouă.
- Pregătirea unei prezentări pentru adunarea generală a întregii Asociații ARA, care va fi trimisă în avans tuturor managerilor responsabili și conducerii, stabilind data prezentării în avans.
Departamentul de Vânzări
- Primirea ofertei de muncă de la Departamentul de Angajări și solicitarea tuturor informațiilor suplimentare necesare, inclusiv materiale video și audio legate de oferta de muncă.
- Organizarea unei întâlniri cu toți managerii de supervizare pentru a explica în detaliu oferta de muncă și toate nuanțele la care trebuie să acorde atenție în transmiterea informațiilor către recrutori.
- Organizarea filmărilor și realizarea unui film promoțional împreună cu Departamentul de Marketing, pentru a promova oferta de muncă într-un mod simplu și atractiv pentru candidații din Republica Moldova.
Departamentul de Call Center
- Solicitarea și primirea ofertei complete de muncă, inclusiv materiale video și audio.
- Elaborarea de scripturi și coordonarea lor cu Directorul de Vânzări.
- Instruirea personalului cu privire la oferta de muncă și specificațiile sale.
- Prezentarea tuturor detaliilor și nuanțelor personalului subordonat, astfel încât operatorii să fie bine instruiți în promovarea ofertei de muncă.
Departamentul de Marketing
- Solicitarea și primirea ofertei complete de muncă, inclusiv toate materialele video și audio de la Departamentul de Angajări.
- Dezvoltarea campaniei de promovare și a tuturor materialelor necesare, luând în considerare specificul ofertei de muncă și publicul țintă.
- Pregătirea unui plan de promovare conform cerințelor Departamentului de Vânzări, în ceea ce privește numărul de candidați solicitați și programul lor de livrare.
- Asigurarea unei înțelegeri perfecte a esenței ofertei de muncă și a publicului țintă, astfel încât să poată dezvolta materiale de calitate și să aloce eficient resursele.
La finalizarea tuturor activităților de mai sus, Grupul de Lucru se va întâlni din nou pentru a primi rapoarte și prezentări de la fiecare departament cu privire la sarcinile alocate și implementarea lor. Rezultatul întâlnirii finale va fi aprobarea tuturor aspectelor și materialelor enumerate mai sus. Odată ce Grupul de Lucru a aprobat cu unanimitate de vot implementarea sarcinilor, Președintele Asociației va da undă verde procesului de recrutare, publicitate și răspunsuri la apeluri din partea Call Center, precum și pentru celelalte activități menționate.
De asemenea, Departamentul de Audit va fi responsabil pentru verificarea corectitudinii și conformității cu prevederile acestui Regulament. Departamentul va efectua verificări și controale periodice pentru a asigura calitatea implementării și conformitatea cu prevederile acestui Regulament.
Scopul acestor măsuri de control și audit este de a asigura că toate activitățile desfășurate în procesul de recrutare și promovare a ofertei de muncă respectă standardele și reglementările stabilite, contribuind astfel la eficiența și succesul întregului proces.